• Het bestuur heeft besloten om de Algemene Ledenvergadering te verplaatsen naar vrijdag 31 januari 2020. Twee bestuursleden kampen met gezondheidsklachten waardoor achterstand in de werkzaamheden zijn opgelopen. Door deze ongelukkige omstandigheden ziet het bestuur geen andere mogelijkheid om de vergadering op te schorten.

    Het bestuur wil tijdens de Algemene Ledenvergadering een aantal documenten voorleggen. Het gaat om een update van de statuten, huishoudelijk reglement, protocollen en beleid.

    Statuten

    De statuten van een vereniging bevatten de grondregels van de organisatie. Hierin staan naam, doelstelling en bestuursonderwerpen. Voor elke wijziging van de statuten moet je naar de notaris.

    De voetbalvereniging Oldenzaal heeft statuten daterend van 6 juni 1979. Het bestuur heeft de Belangenorganisatie Amateur Voetbal (BAV) ingeschakeld om de statuten eens onder de loep te nemen en om te kijken of een nieuwe versie nodig is dan wel een actualisering/update. De BAV heeft standaard statuten ontwikkeld voor voetbalclubs. Het bestuur kijkt samen met de BAV of we deze kunnen hanteren en waar nodig ze aanpassingen nodig hebben.

    Huishoudelijk reglement

    Statuten zijn aan te vullen met een huishoudelijk reglement. Dit zijn een set regels en richtlijnen om de dagelijkse gang van zaken te regelen. De regels zijn aanvullend, ze kunnen niet in strijd zijn met de statuten. Het voordeel van een huishoudelijk reglement is dat het niet door de notaris hoeft te worden opgesteld en dat er bij wijzigingen geen notaris nodig is.

    De voetbalvereniging Oldenzaal heeft een beleidsnotitie voor de periode 2004-2009, van 10 (!) jaar geleden. Deze notitie dient als uitgangspunt voor het opstellen van een geactualiseerd huishoudelijk reglement (hhr) en de protocollen. Voor sommige zaken hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden, echter een actualisering, herziening en nieuwe afspraken zijn nodig om een voortvarende voortgang van de vereniging te waarborgen.

    Protocollen

    Een  protocol is een document waarin we vastleggen op welke manier bepaalde activiteiten moeten worden uitgevoerd of welke stappen er gezet moeten worden bij bepaalde gebeurtenissen. Het zijn afspraken over de manier van werken. De vvo kent de volgende protocollen:

    Een rouwprotocol

    Beleid

    Tot slot heeft de vv Oldenzaal een beleid: de missie en visie van de club. Dit beleid krijgt de komende jaren vorm en ontstaat in samenspraak met de commissies, input van betrokkenen tijdens meepraatavonden en met het bestuur. Voor elk seizoen komt er per commissie een seizoensplan en wordt ook gekeken naar de lange termijn. Voor de aankomende ALV presenteert de commissie voetbalzaken haar plannen.